Auftragsklärung in Beratungsprozessen - Deep Dive mit Michel Eggebrecht Teil 1

00:00:00: Hey

00:00:00: Florian hier, ihr hört jetzt den ersten Teil der Folge Auftragsklärung mit Michel.

00:00:05: Die Folge war so voll Inhalten und so lang dass ich mich entschlossen habe sie in zwei Teile zu teilen.

00:00:09: Jetzt kommt der erste Teil und nächste Woche der zweite Teil Und jetzt ab in die Folge.

00:00:22: Willkommen zum Podcast Systemisch Agil.

00:00:24: Mein Name ist Florian Zapp Ich bin systemischer Organisationsentwickler und heute ist mir wieder remote zugeschaltet

00:00:31: Michael Ehrgebrecht, auch systemischer Organisationsentwickler mit einem Fokus auf Teamarbeit.

00:00:36: Hi Michel!

00:00:37: Schön dass du wieder da bist.

00:00:39: Ich freue mich wieder hier zu sein.

00:00:40: eine lieb gewonnene Routine in den letzten Monaten.

00:00:43: und heute sprechen wir über ein Thema was häufig unterschätzt wird nichts es so trotz extrem wichtig ist für das Gelingen eines Beratungsauftrages ob intern oder extern, ob Fachberatung Prozessberatung, was auch immer entscheidend ist die Auftragsklärungen.

00:01:02: Und ich fange mal gleich mit einem Spruch an den ich damals sogar im Lean-Kontext gelernt habe.

00:01:07: dort hat immer die Führungskraft diesen Bereich verantwortet gesagt Liebe Leute denkt immer dran shit in, shit out und bezog das auf die Auftraksklärung.

00:01:17: und das hat sich mir so eingeprägt weil ich weiß nicht Michael wir werden gleich im Detail durchgehen.

00:01:22: aber so als Grundsatz hab' ich immer erlebt wenn man in der schon unsauber ist oder gar irgendwie Schnitzer macht, oder ein komisches Gefühl hat.

00:01:33: Dann fällt einem das immer am Ende wieder auf die Füße, oder?

00:01:37: Ja würde ich total so unterschreiben.

00:01:39: also ich habe die gleichen Erfahrungen gemacht.

00:01:41: wenn die nicht gut läuft dann kriegt man später die Breitseite zurück.

00:01:45: Gut Michel!

00:01:46: Wie wollen wir uns der Sache nähern?

00:01:49: Ich finde mit einer Definition Also mit der Frage was meinen wir eigentlich damit?

00:01:55: und ich kann mal sagen was ich drunter verstehe.

00:01:57: Also für mich ist Auftragsklärung alle Gespräche, die Auftragenehmer und Auftraggeber führen um zu entscheiden ob wie unter welchen Rahmenbedingungen ein Beraterin Coach für einen Auftrag Geber tätig wird.

00:02:11: Und man kann dazu sagen dass das diese Art von Auftrag sein kann an die man wahrscheinlich als erstes denkt.

00:02:19: da ist jemand als externer bei einem Unternehmen.

00:02:22: am Ende geht es auch darum preiszufahren in uns weiter Und ich würde aber sagen, auch bei Interen gibt es Auftragsklärungen.

00:02:29: Da geht's dann vielleicht nicht um die Bezahlung und ich würde auch sagen innerhalb von laufenden Aufträgen gibt es ganz oft so als Viteilaufträge also man ist Agile Coach irgendwo eingesetzt und dann gibt es eine Anfrage von wir haben hier irgendwie eine hakelige Planung.

00:02:45: kannst du da mal mit uns drauf schauen?

00:02:47: Und auch dann muss sich ja irgendwie überlegen Ja, was heißt denn mit euch draufschauen und was biete ich da ganz konkret an?

00:02:53: Und wie geht man da ganz ganz konkret vor.

00:02:55: Und für all diese Fälle ist Auftragsklärungskompetenz total

00:02:59: nützlich.".

00:03:00: Ich würde sogar noch einen Schritt weitergehen und sagen selbst wenn keine neuen Aufträge hinzukommen die jetzt so Subaufträge sind gibt es immer mal wieder den Bedarf in laufende Beratungsprozessen nach einer erneuten Auftragsklärung Nachschärfungen wie man das dann auch immer nennen will.

00:03:18: Und wenn ich so Fallsupervisionen mache, gerade in Weiterbildungen dann ist das nämlich ganz häufig der Punkt.

00:03:25: Wenn dann die Teilnehmerinnen und Teilnehmer ihre Fälle mit einbringen wo sie sagen da komme ich nicht weiter Dann ist so ganz häufig den Punkt dass man dahin kommt zu sagen Da bedarf es offensichtlich nochmal eine Auftragsklärung.

00:03:37: entweder hat die vorher noch nicht so intensiv stattgefunden oder es haben sich einfach Rahmenbedingungen verändert Fakten dazugekommen, was auch immer die dazu führen.

00:03:48: Dass man nochmal sich zusammen hinsetzen muss und sagen muss, was ist eigentlich jetzt genau hier unser Auftrag?

00:03:56: Man könnte jetzt noch darüber sprechen, was sind eigentlich die Ziele davon?

00:03:59: Im ersten Schritt geht es mir in der Regel vor allem darum am Ende einen Vorgehen vorschlagen zu können.

00:04:06: Also ich verstehe mich als Experte, was könnte ein sinnvolles Vorgehen sein?

00:04:09: Da wird Teamentwicklung angefragt und Teamentwirkung bedeutet immer etwas ganz Unterschiedliches.

00:04:13: Und ich muss mir irgendwie ein Bild darüber verschaffen, was in dem Kontext, in der Situation für diesen Kunden oder für diesen Auftrag nützlich sein könnte.

00:04:21: Das ist für mich der Kern und dann tue ich aber auch schon irgendwie im Rahmen von Auftragsklärung eine ganze Menge dafür um das Gefühl zu kriegen angenommen es kommt einen Auftrag wie könnte ich denn dann anschließen an das Team oder die Organisation?

00:04:35: weil das gehört ja irgendwie auch dazu, dass ich irgendwie andock die, die mich dort erwarten.

00:04:40: Da mache ich schon eine ganze Menge in der Auftragsklärmung für.

00:04:42: es geht darum Erwartungen abzugleichen.

00:04:46: also auch das ist so ein bisschen Learning aus der Fangenheit, dass das hilfreich ist was auch realistisch ist und was für einen Wohnenfang und am Ende zumindest mal als Externe.

00:04:56: Aber eigentlich gibt es auch immer Rahmenbedingungen, die man klären muss.

00:04:59: Also bestimmte Dinge lassen sich nicht machen ohne Budget und nicht machen, ohne entsprechende Zeit oder Kapazitäten der Person mit dem man zusammenarbeiten muss.

00:05:09: Das wären für mich die Ziele.

00:05:12: Und ich finde das hilfreich.

00:05:14: Ich habe ein paar Grundannahmen mitgebracht von denen ich denke, dass es gut ist im Hinterkopf zu haben wenn man in Auftragsklärung reingeht.

00:05:20: Sehr gut!

00:05:23: Die aus meiner Sicht wichtigsten Schildern und mich verdammt total interessieren, was du ergänzt.

00:05:28: Ich finde für den Hinterkopf ist das hilfreich mit der Annahme reinzugehen, dass das womit der Kunde kommt häufig nicht sinnvoll ist unter der Annnahme.

00:05:38: Der Kunde hat ja schon oftmals Dinge probiert und kommt nicht sofort mit dem Auftrag auf mich zu.

00:05:45: Und diese diese Versuche die bereits getan wurden basieren auf Annahmen die bisher nicht zu einer Lösung geführt haben und deswegen verstehe ich es auch als mein Job immer gut zur Hinterfragen.

00:05:57: Auf welchen Annahmen basiert die Idee, dass jetzt jemanden wie mich bräuchte der unterstützt?

00:06:02: Und vor allem auch die Idee was der Kunde denkt was sich tun sollte?

00:06:05: weil ganz häufig kommt ja ein Auftrag jeweilig mit einem Problem sondern ganz häufig schon mit dem Vorschlag was man tun sollte.

00:06:13: Ich hatte letztes Jahr mal so ein ganz beispielhaften Fall Da habe ich die Anfrage bekommen, mal ein Retrospektiven-Training zu machen.

00:06:22: Also wirklich die Idee, naja du bist jetzt lange Scrum Master gewesen hast wahrscheinlich und hab' ich auch über hundert Retros moderiert kannst du mal so einen Blumenstrauß an Methoden vermitteln und sagen worauf muss man achten?

00:06:35: Und das war nicht ein Training für ganz viele Scrum Masters sondern es war ein Training mit Scrum Master, weil auch so die Idee im Raum war.

00:06:43: Vielleicht ist ja auch geht es nicht nur darum dass das Scrum Masters moderieren kann sondern auch wie sich Team Mitglieder in so einer Retro verhalten.

00:06:51: und da habe ich dann auch nachgefragt was habt ihr denn schon probiert?

00:06:54: Das ist eine Frage die stelle ich eigentlich immer in jeder Auftragsklärung.

00:07:00: Der Scrum Master hat auch schon eine ganze Menge an Dingen ausprobiert.

00:07:03: Das Team hatte auch mal einen anderen Scrum-Master, als er im Urlaub war und irgendwie ist da aber immer so ein bisschen die Luft raus.

00:07:09: wenn die Retrospektiven miteinander haben Dann werde ich schon so ein bißchen vorsichtig weil ich denke okay mache ich Retro's so viel besser als andere.

00:07:17: also mit der Idee vielleicht nicht.

00:07:20: Also vielleicht haben sie das gut gemacht und vor allem wenn es verschiedene Scrum Masters waren Und dann kamen wir irgendwann ins Gespräch wo deutlich wurde Das ist ein Team, das hat kaum Abstimmungsbedarf in der täglichen Arbeit.

00:07:32: Und die saßen dann dort immer wieder zusammen und hatten nicht wirklich viel zu reflektieren weil sie sagten eigentlich können wir ziemlich isoliert voneinander arbeiten und den Retro sitzen wir da und wissen nicht so genau was wir da gemeinsam reflektiren müssen.

00:07:45: und letztendlich gab es da keinen Retro Workshop für mich sondern den jetzt glaube ich wirklich einfach geholfen.

00:07:51: sozusagen überlegt euch ob ihr das wirklich braucht in einem zwei-wochentakt Oder ob er nicht sagt, ihr kommt irgendwie quaterlich mal zusammen und guckt mal was es da gibt.

00:08:00: Und macht das dann vielleicht auch in einem anderen Format als in der zweistündigen Retro?

00:08:04: Das wäre so ein Beispiel von ganz vielen Beispielen wo sie es lohnt gut zu hinterfragen

00:08:10: Ja und ich glaube Fritz B. Simon nennt es Wegeaufträge wenn man sozusagen nur noch, nur noch exekutieren muss was der Kunde einem vorschlägt.

00:08:21: und da finde ich auch.

00:08:22: Da sollte man sehr vorsichtig sein weil du hast es eben schön beschrieben dass ja häufig die Fortsetzung ist von Dingen die schon nicht funktioniert haben und die Idee ist ja von unserer Art der Beratung häufig das man nicht nur alternative Lösungsideen anbietet, sondern dass man alternative Erklärungsmuster für Probleme anbitet.

00:08:46: Und dazu muss man ja aber noch mal einen Schritt zurückgehen und eben nicht den Workshop.

00:08:52: ich erlebe das manchmal.

00:08:52: da gibt es manchmal so auch ganz interessante Stilplüten.

00:08:54: Ich hatte schon Anfragen für ein Konfliktmanagement Training Wo sich dann bei näherem Hinsehen herausgestellt hat, da hatten zwei Konflikte und die Idee dieser Führungskraft war.

00:09:04: Die hören dann mit solchen Ohren zu und sagen hey, da bin ich gemeint!

00:09:08: Was nehme ich denn damit?

00:09:09: Und natürlich wäre das überhaupt nicht geeignet weil da sitzen dann zehn Leute und würden sagen was hattest du mit mir zu tun Sie nicht betroffen?

00:09:16: und die zwei, die es betrifft mit dem Zweifel auch sagt was man zu mir zu tun oder keine Ahnung.

00:09:21: aber das sind dann häufig genau solche Dinge wo man eben noch mal einen Schritt zurücktreten muss.

00:09:24: Und du hast es eben schön gesagt.

00:09:27: ich glaube du hast gesagt der Kunde weiß nicht was er will oder weiß nicht wat er braucht.

00:09:31: Aber zumindest sollten wir in einer guten Auftragsklärung da hinterfragen ist dass wirklich das was geeignet und angemessen ist das Problem zu lösen?

00:09:42: Genau.

00:09:42: Manchmal ist es im Ende genau das, was der Kunde haben wollte und ich finde die anderen aber trotzdem wichtig davon auszugehen.

00:09:49: Es kann aber sein dass es nicht so ist und deswegen gehört zu meinem Job das gut zu hinterfragen und dafür sind Kunden ja auch dankbar.

00:09:55: Ich sage gerne ihr seid ja blöd, dass hier mit der Idee kommt, dass ihr hinterfragt seid und sagt dann okay wenn ich euch richtig verstehe, ist das euer Ziel?

00:10:02: Dann wäre mein Vorschlag das eher so zu machen.

00:10:07: wichtige Annahme davon auszugehen, dass verstehen unwahrscheinlich ist.

00:10:12: Und das war etwas was ich echt lernen musste weil ich im Anfang dachte aber ich kann jetzt nicht immer ständig nachfragen was es da genau mit gemeint und gleichzeitig ist das so wichtig.

00:10:23: also wir hören ja eine Auffassung ganz viele Begriffe wie Kultur oder Führung oder Selbstorganisationen oder Agilität oder was auch immer noch alles dazugehört und da lohnt sich's echt rein zu hacken.

00:10:34: was meint ihr genau damit?

00:10:35: Wenn das Führung ist, wovon grenzt ihr das ab?

00:10:37: Was ist dann nicht Führungen?

00:10:39: oder hast du mal... Ich frage immer nach Beispielen.

00:10:42: Woran würde ich erkennen wenn ich das Team gefilmt hätte und mir das Band anguckt, das Video anguckt.

00:10:47: Worin würde sich erkennen dass das Team nicht selbst organisiert arbeitet.

00:10:50: Und dann kommt sowas wie die Waren zwischen Weihnachten und Silvester alle gleichzeitig im Urlaub.

00:10:55: Dann hat man noch ein paar Mal nachermerkt okay das reduziert sich eigentlich wirklich auf so ein paar bestimmte Situationen.

00:11:00: Da muss man auch nicht mit einem Team an so einen großen Abstrakt Thema Selbstorganisation arbeiten, wo sich vielleicht doch alle so ein bisschen angegriffen fühlen.

00:11:08: Weil sie denken okay was will man mir hier eigentlich sagen?

00:11:11: Sondern kann dann ganz konkreten Themen arbeiten.

00:11:14: das finde ich ist eine wahnsinnig wichtige Annahme.

00:11:17: sich einfach wenn man davon ausgibt verstehen es unwahrscheinlich sich dann zu trauen nachzuhaken konkret zu werden.

00:11:23: weg von weg von abstrakten Begriffen

00:11:26: Absolut, also wir haben da ja mal eine ganze Folge drüber gemacht über das Thema Verstehensfiktion und Konsens Fiktion.

00:11:33: Also dass man gerne im Gespräch denkt, man versteht den anderen davon aber überhaupt nicht die Rede sein kann.

00:11:40: und deswegen genau wie du sagst nach Frank was heißt unkreativ?

00:11:45: Was heißt langsam?

00:11:48: was es auch immer sein soll und woran erkenne ich das.

00:11:51: Und wie zeigt sich das bei euch?

00:11:53: Wie würde sich auch das Gegenteil zeigen, da bin ich total bei dir!

00:11:57: Und ich würde noch darüber... vielleicht ist aber auch ein weiterer Punkt bei dir sagst du mir gleich sagen zusätzlich muss man dazu immer noch sagen und es ist auch extrem beobachterabhängig.

00:12:07: Das heißt eine Person die jetzt gerade mir gegenüber sitzt sagt mein Team ist so und so.

00:12:15: Das wäre tatsächlich der nächste Punkt bei mir.

00:12:17: Oft gibt es mehrere relevante Aufträge, die unterschiedliche Sichtweisen haben und man spricht aber nicht immer gleichzeitig mit allen.

00:12:24: Ja!

00:12:25: Und das ist total spannend wenn man das mal live erlebt hat und dann auch sparsam guckt.

00:12:32: Wenn man mit einer Führungskraft sprecht, die sagt in meinem Team ist ein Riesenthema

00:12:37: usw.,

00:12:38: und man arbeitet dann mit diesem Team im Workshop zusammen war euch ist ja ein Riesenthema das und alle gucken an eine sagen überhaupt nicht.

00:12:48: Und dann merkt man, oh interessant!

00:12:51: Das war eine Perspektive es gibt offensichtlich andere.

00:12:55: Ja so ne vierte Grundannahme wo sich mein Blick auch in den letzten Jahren verändert hat.

00:13:03: ich habe ganz früher mal im Studium dieses Smart Acronymen gelernt Ziele müssen spezifisch messbar sein Und ich versuche zunehmend eher keine smarten Ziele zu vereinbaren, sondern eher so Richtung und dann den Auftrag so zugestalten.

00:13:23: So zu vereinbaren dass man relativ viel Spielraum hat zu sagen wir wechseln die Richtungen im laufenden Auftrag und vor allem aber legen wir den Weg nicht fest.

00:13:32: also ich mache keine das sind die fünf Workshops erst zu diesem Thema da machen wir das dann machen wir mit diesen mit dieser Konstellation dieses thema sondern ich versuche eher mich zu franziöterieren in Organisations- und Teamentwicklungsaufträgen, weil das aus meiner Sicht einfach viel besser der Realität entspricht.

00:13:52: Dass sich einfach im Rahmen von Aufträgen Dinge ändern und damit auch Ziele und vor allem aber auch Wege anpassen können.

00:14:00: Das heißt nicht dass ich ziellos los render, sondern es ist schon wichtig, dass meine Idee eine gemeinsame Idee hat wo soll's hingehen?

00:14:08: Und gleichzeitig so flexibel bleibt, dass man immer wieder anpassen und nachjustieren kann.

00:14:12: Ich meine das wäre ja auch komisch.

00:14:13: wenn wir was wir hier in mittlerweile über hundert Folgen dargestellt haben Organisationen komplex sind undurchschaubar und so weiter dann muss das natürlich auch für Beratungsprozesse in diesen Organisationen gelten.

00:14:24: wieso sollten die jetzt ausgerechnet kausal planbar sein?

00:14:28: Das heißt es kann gar nicht anders sein.

00:14:30: gleichzeitig Vielleicht haben wir im Ende noch ein bisschen Zeit darüber zu reden, ist das natürlich immer das große Problem.

00:14:37: Dass du halt auch jetzt meistens externe Beratung aber interner wird es in anderen Konstellationen genauso treffen.

00:14:43: Du halt nicht sagen kannst schauen mal was kommt?

00:14:45: ihr seht dann auf der Rechnung was ich so gemacht habe und es kann vier Monate dauern, es kann drei Jahre dauern.

00:14:52: Es ist ja alles unsicher und komplex sondern natürlich muss man in irgendeiner Form Verabredungen treffen und in diesem Spannungsfeld bewegt man sich das man planen muss dass man Richtung vorgeben muss und auf der anderen Seite offen genug sein muss auf aktuelle Ereignisse zu reagieren oder auf Erkenntnisse zu reagierend, die ja dann unterwegs erst kommen.

00:15:14: Also das ist ja auch Wesen des Auftrags dass man vorher noch nicht weiß was im Laufe dessen rauskommt.

00:15:19: sonst wäre es ja nicht die Art wie wir arbeiten.

00:15:21: Das heißt wir können ja noch gar nichts sagen was nach einer Diagnosephase oder Analysephase oder so passiert weil dafür isst ihr da sonst bräuchten wir sie ja nicht.

00:15:32: und gleichzeitig

00:15:33: wünschen sich das natürlich einige schon genauer zu wissen was da kommt ne?

00:15:36: Und dann finde ich helfen solche Begriffe wie Analysophase Weil die schön abstrakt sind und noch Spielraum belassen.

00:15:45: Und vom Vertrag her finde ich das auch immer knifflig, ne?

00:15:48: Also ich versuche oft eher erstmal wirklich so eine Iteration zu verkaufen... ...und dann die nächste.

00:15:53: aber da gibt es so große Konzerne... Da schütteln die den Kopf und sagen jetzt wir haben gar nicht... Weißt du wie viel Aufwand das hier ist um einen Vertrag durch die Tür zu

00:16:01: kriegen?!

00:16:02: Wir machen jetzt nicht eine ITERATION sondern bitte denkt mal gleich ein bisschen weiter!

00:16:06: Das ist manchmal der wirklich... Eine Überlegung, die man irgendwie mitführen muss.

00:16:12: Aber auch da kann man dann gucken, dass man den Abstrakt genug lässt, den Auftrag.

00:16:17: Genau wir arbeiten oft mit Budgets, das man weiß es gibt einfach so ein Kontingent von XY und natürlich gehört dazu aber das ist ja letztlich was unser Job ist, dass wir Sicherheit im Prozess geben, aber Offenheit vom Ergebnis.

00:16:33: Und diese Prozesssicherheit dazugehört natürlich auch Etwa eine Idee hat, was da so stattfinden wird jetzt an Volumina, an Workshops und was auch immer.

00:16:45: Und natürlich kann man da irgendwie ne Schätzung abgeben und dann sagen das wird vermutlich so sein und wir machen das immer so dass wir sagen wenn wir da irgendwie in die Nähe kommen dann sprechen wir miteinander wieder und dann manchmal ist das Leben sagen Organisationen ja leider ist eben nicht mehr Budget da.

00:17:01: jetzt müssen wir gucken wie wir mit diesem Prozess weiterkommen.

00:17:05: Manchmal geht es dann weiter oder anders weiter, das muss man im Einzelfall gucken.

00:17:09: Aber natürlich müssen große Prozesse, wo viele Beteiligte sind.

00:17:15: Es gibt ja manchmal Workshops, da gehören am Ende hunderte Teilnehmer dazu.

00:17:21: Da muss man ja irgendwie planen.

00:17:23: Das kann man jetzt nicht alles kurzfristig machen.

00:17:26: Insofern muss man dafür sich so einen Weg finden.

00:17:28: aber ich habe am Anfang oft unterschätzt wie wichtig... das Thema Sicherheit geben ist, von Beratungsseite an Kundenseite und für mich war die diese Lösung eben zu sagen ich versuche dass über die Sicherheit indem ich sage was passiert.

00:17:44: Schritt für Schritt wir haben auch ein Vorgehensmodell in unseren Beratungprozessen, wo sie sagen es passiert erst das, es passiert dann das und da eben stark Sicherheit geben dafür das Ergebnis offen lassen weil ich hab's eben schon gesagt sonst könnte man sich das ja sparen.

00:17:56: wenn wir schon wissen dass wir im Abschluss Workshop machen brauchen wir am Anfang nicht Optionen sammeln.

00:18:01: Ich glaube, ich mache das ganz ähnlich.

00:18:02: Dass sich versucht für diese ersten... Für die erste iteration relativ klar zu haben Das ist genau der Schritt dafür machen im Workshop und dann werden wir dastehen Von da aus schauen wir weiter.

00:18:12: Aber dass es sozusagen so ein Begrenzten überschaubarem Zeitraum gibt Für den mache ich relativ klar Wie besprechen wir relativ klar wie das vorgehen ist Und von da aus schon mal weiter.

00:18:24: und manchmal sage ich noch Dann könnte man vielleicht in die Richtung abbiegen oder in diese Richtung abbiegen Das würde ich aber nicht jetzt entscheiden.

00:18:31: Also jetzt kommen im Prinzip so zwei Kapitel, wenn man sagt.

00:18:34: Man spricht über Inhaltel.

00:18:35: Das erste ist wirklich so ein Kompass mit dem ich einen Auftrag immer aufdröselt und das zweite sind so Fragen die ich stelle um eine Idee davon zu kriegen was sich berücksichtigen muss um gut anschließen zu können an das Kundensystem.

00:18:48: Und wir fangen mit diesem Auftragsklärungskompass an.

00:18:52: da unterscheide ich zwischen Problemen Weg-und-Ziel.

00:18:56: Das wird schon Fritz Simon genannt.

00:18:59: also da steckt diese Weg bei Problem-Zielunterscheidungen drin, wobei Problem und Ziel wirklich oft dann in der Praxis die zwei Seiten derselben Medaille sind.

00:19:07: Man fragt jemanden nach dem Ziel und er benennt ihr möchte ein bestimmtes Problem loswerden und andersrum?

00:19:14: Da gucke ich hin!

00:19:15: Und das Problem oder das man kann auch anliegen sagen aber der Kunde hat irgendeine Soll ist Differenz.

00:19:24: Also irgendwas so anders sein als es jetzt ist in den meisten Fällen.

00:19:27: Das Team arbeitet... nicht selbst organisiert, das Team oder die Abteilung oder das Zusammenspiel der Abteilungen macht irgendwie Probleme.

00:19:40: Da unterscheide ich zwischen Beschreibung, Erklärung und Bewertung und drösel damit auf.

00:19:45: Und das ist total hilfreich auch wenn es verschiedene Auftraggeber sind, die am selben Tisch sitzen.

00:19:51: Ein Fall in dem ich vor Augen habe da ging's um ein Team, das ständig die Sprintziele nicht erreicht hat.

00:20:00: Also die haben sich alle zwei drei Wochen, ich weiß gar nicht genau welche Taktung es war, Dinge eingeplant und haben das ständig wieder gerissen.

00:20:08: Und da gehe ich, habe ich eben auch schon gesagt Verstehen ist unwahrscheinlich.

00:20:12: Ich gehe erst mal auf so eine Beschreibungs-Ebene.

00:20:15: was meint ihr eigentlich genau damit?

00:20:17: Na ja, die planen sich User Stories ein und die schaffen sich... Ah okay also vor euch ist das Ziel Die Anzahl der User Stories Das Beschreibungsebene, das könnte sein auch vorhin dieses Beispiel mit dem Team Arbeit, die nicht selbst organisiert macht mal konkret.

00:20:33: Woran macht ihr das fest als das Team nicht selbstorganisiert?

00:20:35: Das habt ihr ein Beispiel dafür.

00:20:37: Die sind alle jetzt ins Wochenende gegangen und haben wohl noch einen Fehler offenbar.

00:20:42: So haben die irgendwann dann die Stifte alle fein lassen.

00:20:46: Das ist so die Beschreibungs-Ebene da fange ich eigentlich immer mit an.

00:20:50: Also ich will erst mal konkret Beispiele verhaben, woran das wird das Problem festgemacht.

00:20:56: Und da ist es oft so auch von mehreren Auftraggebern im Raum hat dass man da noch Einigung findet zwischen den verschiedenen Personen.

00:21:03: und wenn man dann auf die Erklärungsseite geht, dann stellt man schon fest oh da gibt's häufig ganz unterschiedliche Sichtweisen.

00:21:09: also nehmen wir dieses Team was die Sprinzziele regelmäßig nicht erreicht.

00:21:15: Und dann gibt es eine Person, die sagt naja wie sollen wir die auch erreichen?

00:21:18: Wenn ihr ständig Leute abzieht während der Sprints oder wenn ihr immer wieder neue Aufgaben reinwerft und wir die er Talk machen müssen.

00:21:24: Dann gibt sie mal andersher gesagt Na unser Produkt owner guckt immer die Anforderungen an.

00:21:29: Da wissen wir einfach noch nicht was wir dazu sagen Sondern das ist noch so unscharf.

00:21:32: Wie soll man denn das planen?

00:21:33: also da hätte die Erklärung wäre für diese Personen Die Anforderung sind unklar.

00:21:38: dann gibt's vielleicht jemand der sagt Na ihr habt ja mit Uwe ne Wissensinsel im Team.

00:21:44: Na klar, wenn der mal ausfällt dann könnt ihr nix mehr erreichen weil bei jedem Thema irgendwie relevant ist und deswegen reicht die ständig eure Ziele nicht.

00:21:52: oder jemand sagt erklärt sich das Problem als ihr im Team habt ganz komische Aufgabenverteilung so kann das nichts werden.

00:22:01: Wenn sich einfach jeder immer was neues zieht aber überhaupt nicht darauf achtet dass Dinge auch fertig werden wie sollen das funktionieren?

00:22:07: also verschiedene Menschen ganz unterschiedliche Erklärungen für das Problem.

00:22:13: An den Erklärungen hängen auch immer Ideen darüber, was es braucht.

00:22:16: Und das ist wichtig für mich als Auftraggeber.

00:22:18: Also der, der sagt, das Team verteilt die Aufgaben komisch und denkt sich ja mach mal eine Teamentwicklung mit denen... ...und der, er sagt, der Vorstand zieht ihr Leute ab und wirft hier immer neue Dinge rein,... ...der sagt ja weißt du mir den Vorstand in die Schranke?

00:22:28: Das wäre das, was wir bräuchten!

00:22:29: Wir müssen das Team irgendwie besser abschirmen.

00:22:32: Und da höre ich genau hin wo unterscheiden sich die Erklärung?

00:22:35: weil im Zweifel ist es hilfreich im Vorfeld das explizit zu machen Und zu sagen, okay, du willst dir das so erklären?

00:22:43: Irgendwie muss ich loslaufen.

00:22:44: Ich könnte mir vorstellen, dass auszubringen und das auszubrehen aber vielleicht ist es doch wichtig, dass ihr euch das erst mal sozusagen einig werdet was davor sinnvoll ist.

00:22:52: Dann gibt's auch noch die komponente Bewertung oder da gibt es Unterschiede.

00:22:57: also jetzt in dem Fall den ich vor Augen habe war das ganz spannend dass dann irgendwann eine der beteiligten Personen sagte also ganz ehrlich ich finde das ist überhaupt kein Problem.

00:23:07: Früher hatten wir eine Phase, da haben die sich nur halb so viel vorgenommen.

00:23:10: Haben das jedes Mal geschafft aber halt auch weniger als jetzt schaffen.

00:23:14: von daher denke ich mir solange wir ganz wichtige Zusagen an andere einhalten sollen sie sich die Ziele hochstecken weil ich gehe davon aus dass sie ihn so mal mehr schaffen.

00:23:22: also du bewertet es einfach ganz anders diese Situation.

00:23:27: Das ist finde ich ein abstraktes Modell was man auf jede Art von Auftrag mitlaufen lassen kann.

00:23:34: und dann habe ich inzwischen aber schon auch wenn ich feststelle oder merke, okay das geht hier so langsam in Richtung Mediation gedanklich.

00:23:41: Dass ich dann spezifisch noch Sachen frage um den Eskalationsgrad rauszukriegen und so weiter.

00:23:48: Wie gehe ich denn sozusagen?

00:23:49: Nämlich eine Abliegung weiß ich auch nicht.

00:23:50: jetzt muss sich die Auftragsklärung rund um Konflikte und Mediation nachschieben oder bei Team-Entwicklungen oder bei je nachdem worum es geht.

00:23:59: aber dass das Modell das habe ich immer am Anfang mitlaufen.

00:24:02: und dann stelle ich immer noch Fragen Zum Problem, warum?

00:24:05: gerade jetzt gibt es irgendwie eine Dringlichkeit.

00:24:08: Manchmal ist das ganz spannend, dass lange gesagt wird, naja ja jetzt hat der Vorstand neulich mal was dazu gesagt und jetzt ist da Aufmerksamkeit auf dem Thema.

00:24:14: wir müssen irgendwas zurückmelden.

00:24:17: Ich frage immer Fragen, ich stelle immer noch Fragen zum Weg Was habt ihr bisher probiert?

00:24:22: Was hat funktioniert?

00:24:23: Also das finde auch hilfreich wenn man dann hört was hat in den Anfang halt mal ganz gut funktioniert?

00:24:27: Da kann man oft dann irgendwie so ansetzen

00:24:29: oder was hat nicht funktioniert, dass man's nicht nochmal macht.

00:24:32: Genauso wichtig, was ist vielleicht auch schon verbrannt?

00:24:35: Damit ich nicht... dass es geht dann so Richtung Anschlussfähigkeit.

00:24:37: Irgendwas macht wo die Leute direkt denken Alter!

00:24:40: Die Zeit können wir uns sparen das mache ich nicht mehr mit.

00:24:42: und welche Rolle soll Ich übernehmen?

00:24:44: da gucke ich auch immer drauf.

00:24:46: also Da gibt's ja auch wirklich ganz unterschiedliche Vorstellungen von Moderär mal neutralen stelle kluge fragen bis hin.

00:24:53: Wir verstehen dich als Experte und hätten gerne dass du hier auch Als Experte für das Thema inhaltlich auftritt.

00:24:59: Bisschen zum Einpeitscher, ne?

00:25:00: Ja wir kriegen hier die Veränderungen selbst nicht durchgeboxt.

00:25:02: Kannst du das mal... Wenn du es jetzt externer machst mit ein bisschen Nachdruck vielleicht hört das Team auf dich.

00:25:07: Das ist schon wichtig für mich zumindest daraus zu kriegen was die Erwartung sind weil bestimmte Rollen übernehme ich gerne und halte sich für sinnvoll.

00:25:13: unter Ankerrollen Halte ich vielleicht für sinnful übernehm' ich aber nicht gerne oder halte auch nicht für sinnfull.

00:25:18: So und zum Ziel stelle ich eigentlich immer noch einmal die Frage sagen wir machen jetzt irgendwas Und das ist vorbei und es sind ein paar Monate später, woran würde ihr festmachen, dass sich das Ganze gelohnt hat?

00:25:30: Oft kommt dann eigentlich die Wiederholung von dem was schon als Problem benannt wurde.

00:25:37: Manchmal kommt aber doch noch irgendwas dazu.

00:25:40: deswegen stelle ich meistens einmal so die Frage Richtung Ziel und einmal eher nach dem Problem.

00:25:45: Was auch mache.

00:25:48: somit Hinblick aufs Ziel wenn die Zielformulierung relativ eng ist.

00:25:55: Ich will, dass das Team die Aufgaben besser verteilt.

00:25:58: Dann versuche ich es breit zu klopfen und das mache ich indem ich frag angenommenes Team verteilte Aufgaben, was werden dann anders?

00:26:04: Und dann kommt vielleicht sowas wie... Ja, dann halten sie ihre Zusagen ein, dann schaffen die weiße sich vornehmen.

00:26:11: Okay, angenommen, die halten ihre Zusage ein, also wofür ist das wichtig?

00:26:16: Bisschen blöd gefragt.

00:26:17: jetzt aber erzählst du mal wofur ist es wichtig?

00:26:20: Naja, ich kriege hier ständig einen auf den Deckel von der Nachbarabteilung.

00:26:23: Weil die ihre Personalplanungen auf den Zusagen von meinem Team hier aufbauen.

00:26:28: Ah ok und dann wenn ich irgendwann das Gefühl habe jetzt ist es breit genug?

00:26:34: Also breit im Sinne von da hat das Team oder die Gruppe mit denen ich arbeiten soll selbst genug Spielraum sinnvolle Lösungen zu entwickeln weil davon gehe ich immer aus dass sozusagen in den Leuten viel Lösungspotenzial ist und das möchte ich gerne nutzen, dann frage ich irgendwann den Auftraggeber.

00:26:52: Also angenehm wir würden es hinkriegen dass dieses Problem nicht mehr auftritt also dass du kein mehr auf den Deckel kriegst von deinem Abteilungsleiterkollegen weil das Team zusagen nicht einhält so dass die ihre Planung da nicht ordentlich machen können.

00:27:07: Wer das für dich ein erreichtes Ziel auch wenn das nichts mit der Aufgabenverteidigung zu tun hat?

00:27:11: Und häufig sagen sie dann ich glaube schon was damit zu tun ist aber ja wenn ihr es anders hin kriegt Sollts, ne?

00:27:18: Dann so.

00:27:19: Das mache ich auch immer.

00:27:21: Ich stelle mir mal die Frage wie viel Lösungs- spielraum Brauch ist oder es nützlich für die Leute bin ich da zusammenarbeiten soll und da gibt's ein zuviel Raum.

00:27:33: also wenn das ganz ganz weit ist dann ist es auch nicht hilfreich.

00:27:37: Da darf man aber nicht rauskommen.

00:27:38: ja warum ist es wichtig dass das Nachbar Team?

00:27:40: und am Ende landet man weil das wirtschaftlich ist.

00:27:43: Ich kann nicht mit dem Team einsteigen und sagen, wir machen heute einen Workshop über Wirtschaftlichkeit.

00:27:46: Das wäre dann zu abstrakt.

00:27:48: Sondern ich versuche da so'n Level zu finden wo ich das Gefühl habe... ...das Team hat genug Spielraum da selbst Lösungen zu entwickeln die sinnvoll sind Und gleichzeitig schafft es aber genug Orientierung dass klar ist was das Ziel des Vorhabens ist.

00:28:04: Dass mir so mein abstraktes Modell, was ich durchgehe... Es gibt eine ganze Menge an Fragen immer mit dieser diesem Wirklichkeitskonstruktionsmodell, Beschreibung, Erklärung und Bewertung auseinander der Größe.