Wissen Teil 3: Wie funktioniert modernes Wissensmanagement? Deep Dive mit Christine Lutz (great2know)

00:00:00: Liebe Christine, welchen Mythos über Wissensmanagement würdest du gerne beerdigen?

00:00:04: Ich glaube ich würde sagen wenn wir genug dokumentieren haben wir unser Wissen doch gesichert.

00:00:09: Warum?

00:00:10: Naja nur zwanzig Prozent des Unternehmenswissens ist tatsächlich explizites Wissen also das was dokumentiert ist.

00:00:18: aber woin gegen achtzig Prozent des Wissends in den Köpfen der Mitarbeiter steckt?

00:00:23: Und wenn man sich dann nur auf die zwanzig Prozent verlässt, dann erzeugt das eine eher gefährliche Sicherheit.

00:00:30: Und Unternehmen glauben, dass sie in ihrem Wissen im Griff haben – haben Sie es aber eigentlich nicht!

00:00:58: meine Praxis ist, habe ich immer da wenn ich das Gefühl habe.

00:01:02: Da gibt es Expertinnen und Experten die da deutlich mehr zu sagen können als ich auch heute wieder jemanden eingeladen und freue mich total dass ich viel Input und ihr auch zum Thema die Praxis des Wissensmanagement.

00:01:15: wie passiert das denn eigentlich?

00:01:17: Und bevor jetzt noch ganz viele Rede übergebe ich einfach an unserem Gast liebe Christine wer bist du?

00:01:24: Ja, vielen Dank lieber Florian.

00:01:27: Wir beide kennen uns ja aus einer Konzernvergangtheit und ich war über dreiundzwanzig Jahre bei der Lufthansa beschäftigt in vielen HR-Funktionen.

00:01:37: Ich habe auch mal Rosoflugbegleiter und Jackingmitarbeitergruppen geführt und betreut und im letzten Job im HR Management Executive da hatte ich neben der operativen HR Funktion noch eine fachliche Verantwortung, nämlich für die Themen Onboarding und Wissenstransfer im HR Lifecycle eingebettet.

00:02:01: Das fand ich richtig klasse weil das sehr sehr praxisorientiert war man wirklich gesehen hat was man entwickelt hat.

00:02:09: Wir haben damals beispielsweise eine onboarding App eingeführt, die auch nach wie vor genutzt wird.

00:02:15: Ich habe eigentlich keine große Ahnung von IT in Klammern gehabt.

00:02:18: Ich bin eigentlich von Haus aus Juristin und es hat mir aber super viel Spaß gemacht mit so einem Speedboot, mit dem junge Unternehmen aus den Niederlanden zusammen zu arbeiten.

00:02:27: Und das Thema Wissenstransfer ist aus eigenem Empfinden, eigenem Erlebnis sozusagen ein Herzenstehmer geworden weil ich eben selber sechsmal in diesen drei über zwanzig Jahren gewechselt bin und von meinen Onbordies immer wieder gehört habe, ja das Recruiting hat gut funktioniert.

00:02:45: Die Kollegen haben mich auch nett aufgenommen aber ich hab keinen blassen Schimmer was ich eigentlich richtig arbeiten bei denen arbeiten soll.

00:02:51: Da ist mir der Gedanke bekommen man muss die Menschen fachlich ordentlich aufgleisen das heißt ihnen Wissen zukommen zu lassen wohl Handlungswissen als auch kulturelles Wissen zu Fuß, also mit und durch Moderatoren wissen von Gehenden als denen die in den Renten gegangen sind oder dem dort gewechselt haben sehr strukturiert erfasst das dokumentiert und weitergegeben.

00:03:17: Und das war für alle Seiten war das sehr gut, sehr wertschätzen und sehr hilfreich.

00:03:23: aber man konnte genau das ja nicht diese Methode nicht skalieren.

00:03:27: Das kann man eben nur wenn man sie digitalisiert.

00:03:30: und ein weiterer Grund warum das nur suboptimal war.

00:03:35: Wir haben ja da einen ganzen Wissensschatz erfasst und den aber nicht weiter genutzt.

00:03:40: Und wenn man genau diesen Prozess, das Dialog basierten Wissenstranz für erst digitalisiert, abschlägt man eben zwei Fliegen mit einer Klappe einmal kriegt man ganz viel Wissen aus dem Köpfen der Menschen und zum anderen kann man mit diesem Wissenschafts weiterarbeiten.

00:03:58: Genau das haben wir in unserem Startup Grade to know umgesetzt.

00:04:03: Dieses Startup habe ich mit unserer ehemaligen Personalvorständin, Dr.

00:04:06: Bettina Folgens, zwanzig-einezwanzig gegründet.

00:04:09: Eigentlich sind wir so aus den Kinderschuhen rausgewachsen.

00:04:13: Wir sind jetzt ein junges Unternehmen und wahrscheinlich weniger ein Start

00:04:17: up.".

00:04:18: Ja sehr spannend!

00:04:19: Ich freue mich total dass wir uns auch nach der Lufthansa Zeit die wir offensichtlich beide hinter uns gelassen haben in dieser Konstellation wieder treffen.

00:04:28: und ja Frau Folgens war natürlich auch meine So ein Vorständnis

00:04:33: zu

00:04:33: dieser Zeit, also insofern total spannend.

00:04:36: Und das heißt Great to Know macht genau das was du gerade beschrieben hast.

00:04:40: Das heißt wenn ich als Organisation das Gefühl habe Ich möchte mein Wissen strukturieren dafür sorgen dass es nicht verloren geht mich mit Wissensmanagement beschäftigen dann ist das eine gute Idee euch zu kontaktieren.

00:04:53: Ja absolut und zwar nicht nur bei dem naheliegenden Fall, ich sag mal die unsere Persona ist.

00:05:00: Horst, dreiundsechzig geht nach vierzig Jahren in Rente.

00:05:03: Also nicht nur wenn Horst in Rnte geht sondern im Arbeitsalltag wirklich da wollen wir hin.

00:05:09: Wir wollen wissen demokratisieren, wissen wo immer es aus den Köpfen operationalisieren dass es ihnen mehr Menschen zur Verfügung steht.

00:05:20: Spannend Ey, du hast eben schon in der Vorstellung so viel gesagt wo ich unbedingt gleich nachfragen muss.

00:05:25: Aber lass uns doch mal vielleicht andersrum anfangen nämlich mit dieser Frage auf welches Problem ist denn Wissensmanagement eigentlich die Antwort?

00:05:35: und das würde mich dann besonders interessieren woran merkt ihr denn wenn ihr in eine Organisation kommt mit Organisationen zu tun habt dass dort Wissen Management ein Problem ist?

00:05:48: Es gibt verschiedene Ansätze.

00:05:49: Zum einen, wenn viel Experten wissen Person gebunden ist also wenn man zum Beispiel hört das weiß nur der Herr Müller oder dann musst du unbedingt die Petra fragen als dieses Single Point of Knowledge ohne aber wenn vermittelt wird.

00:06:03: Aber bei uns gibt es ganz lange Anarbeitungszeiten so zwölf bis achtzehn Monate bis jemand wirklich arbeitsfähig Und das ist immer ein Zeichen, dass Wissen nicht strukturiert übertragbar ist.

00:06:14: Sondern hauptsächlich informell weitergegeben wird und da sind ja ganz viele Fehlerquellen.

00:06:21: oder aber wenn Teams identische Probleme mehrfach lösen und weil die früheren Lösungen, die man irgendwann mal erarbeitet hat, nicht auffindbar sind, weil sie vielleicht doch nicht dokumentiert wurden oder aber Dokumentation existiert wie aber nicht genutzt wird, ganz häufiger Fall.

00:06:38: Tausende Dokumente nutzen doch die Mitarbeiter sagen dass sie eben nichts finden.

00:06:44: also dann ist es wird oftmals eine Dokumentenspeicherung mit Wissensmanagement verwechselt.

00:06:50: oder wenn Experten immer wieder überlastend sind.

00:06:53: Die sind dann so.

00:06:54: was wie informelle Helpdesk haben wir bei einem Unternehmen in Leipzig erlebt da ging es um Wärmepunkte Wo nur das Wort Werbepumpen draufstand, wurde diesen beiden Kollegen alles über den Schreibtisch geschmissen und die kam gar nicht mehr hinterher ihre eigentliche Arbeit zu machen.

00:07:10: Das heißt diese Experten werden ständig überunterbrochen Und Teams warten auf Antwort und Entscheidungsprozesse sind langsam oder aber Wissen verschwindet bei Fluktuation.

00:07:22: Und was ich auch sagen kann, wenn es keine Governance für Wissen gibt.

00:07:26: Also wenn man mal fragt oder wenn ich frage wer ist denn bei euch für Wissenstransfer der Wissenschaftsmanagement verantwortlich?

00:07:33: und sich alle nur in die Auge gucken sagt eigentlich keiner?

00:07:39: Das sind so Indikatoren?

00:07:41: Ja ja interessant.

00:07:42: also glaube da verbote.

00:07:44: die ein oder andere Hörerinnen und Hörern werden sich da jetzt gerade wieder erkennen und auch ich kenne tatsächlich aus meinen beruflichen Stationen fast alle auch jetzt bei Kundinnen und Kunden, wenn ich beraterisch unterwegs bin alle diese Symptome.

00:07:57: Dann lass uns doch mal vielleicht weiter vorgehen.

00:08:00: Jetzt merkt das eine Organisation und meldet sich bei euch, möchte sich an mit dem Thema Business Management auseinandersetzen.

00:08:07: damit anfangen wie startet ihr denn dann?

00:08:11: Habt ihr erst einmal sagt es startet immer mit bestimmten Use Cases oder fangt ihr anders den ganzen Knoten auf zu tröseln?

00:08:19: Das was wir anbieten ist zum einen natürlich eine digitale Plattform, ein Software as a Service.

00:08:25: Aber das ist ja nur die Hälfte der Wahrheit oder die Hölfte der Miete sondern das ist in der Regel auch ein kulturelles Thema.

00:08:31: also ich würde immer mit einem Fall starten der für die Organisation offensichtlich ist Also sowas wirklich wie so'n Horst wo alle wissen dass es die Go-to Person wo alle immer hingehen und sagen kannst du mir das erklären?

00:08:45: Man weiß er geht in dem Jahr in Rente Zum Beispiel.

00:08:49: Oder es ist eine Schlüsselposition und man weiß ja nie, fällt dem vielleicht doch mal ein Stein auf den Kopf?

00:08:54: Und dann wissen alle die ganze Organisation steht weil eben dessen Wissen nicht mehr da ist.

00:09:01: Dann würden wir immer beginnen mit dieser Person, denn da weist die Führungskraft, dann weiß das Topmanagement, dann wissen die Kollegen oder entsteht etwas, dass zum einen Horst oder wie auch immer oder sie auch immer heißt und auch uns nutzt.

00:09:18: Denn man muss auch wissen, wenn jemand Wissen dokumentiert dann geht das nicht in fünf Minuten.

00:09:24: Das ist ja in der Regel wirklich komplexes Handlungs- und Erfahrungswissen für dass man auch tatsächlich Zeit braucht um es zu externalisieren.

00:09:33: Egal wie gut eine Plattform ist wie leicht und ich sage immer unsere Plattformen ist so einfach zu nutzen wie ein iPhone oder ein Thermomix also sehr intuitiv, aber dennoch braucht es Zeit und das muss die Organisation irgendwie auch geben ihm oder ihr.

00:09:50: Das heißt wir haben dann erstmal die richtige Persona oder die Personen und diese Person muss natürlich auch bereit sein ihr Wissen zu teilen.

00:10:01: Und dann beteiligen wir eben den Vorgesetzten gerne auch das Topmanagement also die des Topmanagements sagen wir wollen dass Wir bestimmen ein Go.

00:10:11: Wenn wir beispielsweise mit einem Proof of Content, mit einem Piloten starken, dann sollte der nicht länger als drei oder vier Monate dauern.

00:10:19: Und dann ist es natürlich realistisch und unrealistisch, fürzig Jahre Wissen in vier Monaten zu erfassen.

00:10:27: Dann bestimmen wir einen abgestimmt mit dem Vorgesetzten und dem Wissensgeber ja wirklich ein Go, ein Teilbereich und bestimmen auch Kolleginnen und Kollegen, die etwas zu dieser Rolle, zu diesen Aufgaben hinzufügen können.

00:10:44: Wir nennen sie Stakeholder und die haben die Aufgabe, die Personen zu challenging.

00:10:48: entweder dass sie sagen das habe ich nicht ganz verstanden wie du das erklärt hast oder ich hab aktueller Informationen so dass wir dann auch eine gewisse Validierung im System haben Wenn wir die Arbeiten mit Kategorien und dahinter liegenden Fragen, die in ganz nahe Zukunft auf die KI entwickeln können.

00:11:11: Dann wird ein Mitarbeiter einfach aufgefordert, die Fragen, Simulieren wir da den Moderator.

00:11:22: Das Einzige, was unsere Plattform nicht kann ist Kaffee mitbringen.

00:11:25: Ansonsten ist sie ähnlich.

00:11:29: Sie stellt Fragen.

00:11:30: derjenige spricht einfach rein wie wir es jetzt hier in dem Podcast auch tun.

00:11:34: das wird dann transkribiert das wird zusammengefasst gehighlightet und die KI stellt sinnvolle Folgefragen so dass wir wirklich an den Kern des Wissens herangehen.

00:11:44: oder Hahn kommen

00:11:45: Und das ist jetzt schon so, dass ihr das anbietet mit diesem KI Gespräch.

00:11:50: Genau genau

00:11:51: und das heißt also total nachvollziehbar.

00:11:53: man nimmt erst mal schöne Persona den Horst.

00:11:57: Ihr simuliert dann ein Gespräch mit ihm.

00:12:00: aber Du merkst an meinen Fragen, dass ich gerade versuche das mitzuvollziehen.

00:12:07: Wird es erst mal thematisch eingekränzt oder auch was bezieht sich das?

00:12:11: Weil der Horst, der hat nach vierzig Jahren im Unternehmen ja viel zu erzählen.

00:12:15: Also wie filtert ihr jetzt raus, was ihr von ihm wissen wollt und was wirklich auch relevant ist?

00:12:21: Da brauchen wir ihn und auch sicherlich seinen Vorgesetzten denn es gibt natürlich auch wissen was in Anführungsstrichen alt ist sich überholter, was man vielleicht irgendwann nicht mehr braucht.

00:12:32: Das heißt, man muss schon so ein bisschen aus gemeinsam mit der Führungskraft vielleicht auch sogar mit den Kollegen den Scope setzen.

00:12:39: also wo wollen wir hin?

00:12:41: Und das ist schon eine gewisse Voraussetzung.

00:12:46: und dann überlegen wir auch welche Dokumente könnten wichtig sein.

00:12:50: Wir wollen ja das Erfahrungswissen mit dem bereits expliziten Wissen kombinieren.

00:12:59: eine gewisse Richtung vor, dass man also weiß in welcher Straße der Erfahrungen wir laufen sollen und stellen dann Initialfragen.

00:13:10: Und dann geht es eben immer tiefer mithilfe der KI.

00:13:14: Dann hat man am Ende sozusagen Themenbezogene Cluster die man dann eben von der konkreten Person loslösen kann und in der Organisation anderen zur Verfügung stellen kann.

00:13:29: Genau, das Ganze ist gespeicher oder abgelegt in der Cloud.

00:13:36: Wir fassen unsere bisschen auf der Google-Cloud in Deutschland gehostet.

00:13:41: wir arbeiten aber auch wenn das Unternehmen es möchte und premmen ist es so, die Wissensnehmer, also je nachdem wer welche Berechtigung hat kann dann das System so fragen wie er Horst gefragt hätte.

00:13:56: Also es muss kein spezifischer Begriff benannt werden.

00:14:01: Sondern man kann wirklich... Wie wir es alle mittlerweile von Chachibiti kennen, das System befragen und haben da eine Das nennt sich erweiterte REC-Suche, die also nicht nur wie Cheche Bt nach Wahrscheinlichkeiten operiert oder antwortet sondern wirklich nach Sinnhaftigkeit.

00:14:21: Und die Antwort ist dann eben die Kombination aus dem Erfahrungswissen plus den Dokumenten, die dieses Thema auch bearbeiten.

00:14:30: Also das glaube ich ist, stelle ich mir sinnvoll vor weil wir alle wissen von KI, die ja auch mal haluziniert.

00:14:36: Das wäre ja fatal.

00:14:38: Denken wir an unseren alten Arbeitgeber wenn ein Flugzeug-Monteur von der KI irgendwie schraubt da ruhig mal, weiß ich nicht, die Schraube nicht rein das hält auch so und hinterher würde sich rausstellen.

00:14:52: es wär falsch.

00:14:53: also jetzt vielleicht bisschen sehr Harnbüchen als Beispiel.

00:14:55: aber das ist natürlich stelle ich mir ganz Ganz große Sorge natürlich auch eurer Kunden vor, dass die sicher wissen wollen.

00:15:03: Dass es dann nicht zu irgendwelchen Fehlern in der KI kommt, die dann teuer zustehen kommen?

00:15:10: Absolut!

00:15:11: Und das ist vielleicht auch noch etwas was ich hinzufügen kann, die diese KI veluziniert nicht weil sie wirklich nur auf das domänspezifische Wissen eingeht.

00:15:21: Sie würde allenfalls im ersten Schritt sagt sie darauf habe ich keine Antwort und ist also die Antwort auf die... spezielle Frage noch nicht gibt und in naher Zukunft sollen.

00:15:32: dann setzt natürlich voraus, dass sehr viele Personen bereits ihr Wissen abgeben.

00:15:38: Sollte ich herauskristallisieren wer für diese Frage gegeben wird weil es ein Experte sein kann an dem man die Frage weiter leidet?

00:15:46: Oder der dann vielleicht auch nochmal einen Themen-Oner der nochmal validieren kann hat die KI mir da eine richtige Antwort gegeben?

00:15:53: Ne, die haben weniger die... Also er soll vorher, bevor ein Wissen freigegeben wird.

00:15:59: Soll es einen Validierungsprozess geben?

00:16:01: Das kann zum Teil in die KI machen im Sinne von ich finde Diplikate aus oder Differenzen.

00:16:07: Die muss dann ein Mensch auflösen.

00:16:09: als wir haben immer das Prinzip Human In The Loop.

00:16:12: Als die KI kontrolliert nicht die KI sondern da das muss immer ein Mensch sein.

00:16:18: und damit wir eben Datenfriedhöfe vermeiden wie ist ja oft bei Wikis.

00:16:24: der Fall ist, dass man da einfach ganz viel Wissen ablegt.

00:16:27: Sich dann nie mehr jemand drum kümmert.

00:16:29: und dann wundert man sich wenn es nur zwölf Klicks im Jahr gibt sondern es muss für Themen ein bisschen.

00:16:38: wie kann man sich das vorstellen?

00:16:39: Wie bei Wikipedia muss es Redakteure geben.

00:16:42: also wenn man in Richtung Wissensmanagement rein will muss man sich darüber im Klaren sein, dass wir Themen ohne brauchen.

00:16:51: Das sind dann die Experten, die sozusagen Wissen und Erfahrung freigeben.

00:16:56: Neues Wissen eingeben was dann an viele weitergegeben

00:17:01: wird.

00:17:01: Ja vielen Dank.

00:17:02: ich habe auch jetzt bei deiner Antwort gemerkt ist mein Vorgehen wäre ja auch total sinnlos weil denn hätte man ja wieder einen Engpass geschaffen wenn man nach der nach eurer wissenschaftlichen Datbank wieder in Menschen fragen muss.

00:17:14: dann hätte man nur den Horst II gebaut.

00:17:18: Wir haben eher das Problem und das haben wir versucht in unserer Grundlagenfolge zum Thema Wissensmanagement darzustellen, dass es ja nicht so ganz trivial ist an Wissen zu kommen.

00:17:29: Weil zum einen also das explizite Wissen klar aber das implizite wissen erst mal dahin gebracht werden muss, von dem Wissen weiß und drüber sprechen kann.

00:17:41: Das ist ja so die erste Herausforderung, und die zweite ist dann dass er auch darüber sprechen will weil wir alle kennen ja das es mindestens mal zwei gute Gründe für Menschen gibt, die natürlich für die Organisationen dysfunktional sind aber für die eigene Person vielleicht funktional nämlich dass man einmal sagt ich will bestimmte Dinge gar nicht offen legen nutze da so einen Trampelpfad in der Informalität und in dem Moment wo ich sage was ich wirklich tue, wird er dicht gemacht.

00:18:18: Und das andere Problem ist dass natürlich wenn man Gatekeeper für Wissen ist es ja auch eine gewisse Machtfunktion und man macht sich dann vielleicht ersetzbarer.

00:18:29: wie geht ihr denn mit diesen Schwierigkeiten um?

00:18:32: Dass wenn Menschen über Wissen nicht sprechen wollen

00:18:36: Das ist auf jeden Fall ein Thema, was man bearbeiten muss.

00:18:41: Wir haben bislang die Erfahrung gemacht, dass eigentlich alle bereit waren ihr Wissen zu teilen das waren jetzt alles Horsts und dann bei dem Bild zu bleiben.

00:18:50: Die das Unternehmen dann die Babyboomer-Dreißigprozent der Workforce geht in den nächsten Jahren in Rente.

00:18:59: noch ziemlich viele, deren Wissen wir erfassen können.

00:19:02: Die waren sogar sehr happy weil sie ja ihre Ärbe hinterlassen wollten und teilweise wirklich lost waren.

00:19:10: wie sieht das denn hin bekommen?

00:19:12: Deswegen würde ich auch immer raten mit sagen mal unkritischen Fällen zu starten.

00:19:17: also wenn tatsächlich jemand die Position wechselt oder in nahezukunft wechseln wird oder überhaupt bereit ist sein wissen zu teilen dass man sieht Das tut gar nicht weh Organisationen wirklich gefördert, gefordert, gewerkschätzt und dann wird man über die Zeit die Kultur verändern.

00:19:39: Das geht natürlich nicht per Ansage sondern wenn man merkt dass das eine Wertschätzung erfährt und dass man sich selber nicht obsoliert macht Man schafft natürlich auch eine gewisse Transparenz über die Themen, die Menschen wirklich bearbeiten.

00:20:00: Das ist sicherlich ein Thema und was die informellen Trampelfade angeht das kann man ja auch positiv sehen.

00:20:07: also wir beide kennen ja die Lean-Projekte wo man genau versucht Prozess zu verändern.

00:20:13: Also viele in der Organisation zermacht sich ja das Hirn und sagen Wir haben Prozesse aufgeschrieben es wird immer anders gemacht Und dazu dient ja auch Lien zu gucken, wie ist es denn wirklich und wie können wir das alles optimieren?

00:20:28: Weil der Mensch sucht sich natürlich dass er am besten arbeiten kann.

00:20:32: Wir wollen durch Lien Arbeit erleichtern und wenn dieser informell Trampelfader eigentlich der bessere Prozesse, dann macht es Sinn sofern's nicht illegal ist diese Prozessbeschreibung auch zu ändern aber dafür braucht es natürlich erst mal Transparenz.

00:20:49: Ich bin gerade in einem großen Projekt.

00:20:51: Da geht es unter anderem um das Thema, welche Leistungen Menschen erbringen an Zeit und da hat sich rausgestellt dass die aus sehr guten Gründen dort andere Zeiten melden als in der Realität stattfinden weil sie nämlich dann in den dort gemeldeten Zeiten für die Organisation wichtige andere Dinge tun, die Sie aber nicht melden können.

00:21:13: Und dort war es zum Beispiel ein Knackpunkt zu sagen, wir werden da jetzt reinschauen mit einer IT-Lösung.

00:21:19: Aber wir garantieren euch dass das keine negativen Konsequenzen für euch hat egal was wir dort sehen.

00:21:26: und vielleicht wäre das ja auch etwas was man dann um weil du sagtest so kulturell was man denn aber vielleicht auch in euren Fällen als Disclaimer vorweg schicken muss dass den man den Menschen Und das muss man dann natürlich auch hinterher einhalten.

00:21:38: Außer ihr wird jetzt aufgedeckt, ihr klaut immer das Druckerpapier oder so, da muss man vielleicht gegensteuern.

00:21:44: Aber dass man ansonsten mit den Menschen vereinbart was wir dort finden es wird keine negativen persönlichen Konsequenzen für euch haben?

00:21:52: Ist das Teil eures Vorgehens?

00:21:54: Ja, absolut!

00:21:57: Das Stichwort ist psychologische Sicherheit.

00:21:59: Dass man sich gewiss sein kann und die Menschen ernst nimmt abstraft, ob dieser, ich mag den Begriff informale Trampelfade.

00:22:13: Das hatten wir auch mal mit einem Unternehmen angedacht.

00:22:16: da war die Qualitätssicherung direkt unter dem Vorstand angesiedelt und also die hatten natürlich Prozessbeschreibungen, die aber eher für die Galerien fungierten von den Auditorn und die haben, die wurden verstanden von dem Auditor und von demjenigen der sie erstellt hat.

00:22:32: alle anderen haben anders gearbeitet Und damit das eben nicht nur Papierfriedöfe geworden, sagt er dann der Vorstand.

00:22:39: Er will etwas was wirklich praktikabel ist und dafür muss man mit den Menschen ja auch ins Gespräch kommen.

00:22:45: Ja total spannend also.

00:22:47: jetzt haben wir so ein bisschen was passiert wenn Menschen des Wissen nicht teilen wollen.

00:22:51: aber was ist denn andersrum angenommen?

00:22:53: die wollen ihr wissen teilen?

00:22:54: Was sind denn so typische Fehler beim erfassen und strukturieren von Wissen was dann dazu führt dass es dann am Ende irgendwie doch nicht nutzbar ist?

00:23:05: Also zum einen, wenn man nur nach Dokumentation fragt.

00:23:09: Das ist ja wie gesagt eben noch nicht mal die Hälfte der Miete sondern nur zwanzig Prozent der Mieten.

00:23:15: oder aber wenn wir wissen zb ohne Kontext speichert dann ist es auch nicht nutzbar.

00:23:21: also Beispiel man würde reinschreiben Maschine neu kalibrieren und da würde aber fehlen Bei welcher Störung muss man sie neu kalibrieren, unter welchen Temperaturbedingungen oder bei welcher Produktionsvariante.

00:23:37: Man muss dann schon wirklich konkret sein damit jemand anderes etwas mit diesem Wissen oder mit dieser Erfahrung anfangen kann.

00:23:46: Ein Aus- und Fehler ist wenn man Wissensdokumentation als einmaliges Projekt behandelt also nach dem Motivier sichern jetzt mal das Wissen und danach passiert nichts weiter.

00:23:57: Das ist eben dann die Folge, dass das Wissen veraltet und dass dann eben das Vertrauen in so eine Plattform genauso geringes wie das Vertrauen in Wikis.

00:24:08: Also alles was nicht gepflegt wird, das nutzen die Leute nicht.

00:24:11: Und man muss es tatsächlich in den Alltag integrieren.

00:24:15: Es hat Teil der Arbeit.

00:24:16: Ich höre zum Beispiel hin und wieder ja er soll nicht wissen dokumentiert, er soll arbeiten!

00:24:23: Und das ist ja dann der falsche Ansatz.

00:24:26: Ja, das sind wir auch wieder bei diesen Lean-Beispielen.

00:24:29: Ich habe keine Zeit die Säge zu schärfen weil ich so viele Bäume absägen muss und das ist ja dann das Gleiche mit dem Wissen dokumentieren.

00:24:38: Absolut!

00:24:38: Ich hab immer das Beispiel mit den Hühnern.

00:24:40: Da

00:24:40: fängt immer

00:24:41: Hühnen an, baut keinen Sound.

00:24:43: Genau.

00:24:44: Das heißt aber es muss irgendein klarer Entscheidungen, klaren Auftrag Promotionen des Ganzen im Unternehmen geben, damit das erfolgreich ist.

00:24:57: Also wenn dann sozusagen wieder anfängt jeder macht ein bisschen und dann fangen einzelne Vorgesetze an und sagen also ich finde es aber gar nicht gut du verbringst zu viel Zeit da und dann wird das sich wahrscheinlich schnell ausfransen und dann sagen hinterher alle.

00:25:11: ja das kann ich auch nicht nutzen.

00:25:14: Ja Dann ist Wissensmanagement gescheitert.

00:25:17: was aber natürlich immer noch mal funktioniert ist, also wir haben jetzt eben diesen Experten lange Jahre dabei und dessen Wissen dokumentieren wir und geben es entweder dem Nachfolger weiter oder aber den Team der Abteilung.

00:25:35: Das funktioniert natürlich auch, aber das ist so halbbar.

00:25:40: Also damit kann man sicherlich anfangen, aber sinnvoller ist es wenn man es wirklich ganzheitlich betrachtet

00:25:48: Stimmt, du hast natürlich völlig recht.

00:25:49: Man könnte sagen ich will nur den Horst das Wissen seinem Team zur Verfügung stellen.

00:25:57: Das würde dann ja sicher dann wenn es abgeschlossen ist gut klappen.

00:26:00: aber es wäre ja eigentlich schade weil dann weiß man ja absehbar dass sich das in ein paar Jahren wiederholen wird.

00:26:07: Genau und gerade die Zeit hat sich ja auch geändert.

00:26:13: Also früher war das vielleicht sinnvoll, es gibt ja ganz viele Berater die genau das anbieten, die das auf eine hervorragende Art und Weise machen.

00:26:21: aber wenn wir uns angucken, Restrukturierung ist das neue normal

00:26:26: und

00:26:26: da gehen ja die besten dann werden Jobs verschoben, Jobs zusammengelegt.

00:26:32: also da entsteht halt ganz viel Unruhe.

00:26:35: in einer Zeit wo das Unternehmen so unruhig es braucht ist eigentlich dieses Wissen Und wenn man da das ganzheitlich angeht, hat man eben eine größere Chance, dass sich die Organisation schneller wiederum das eigentlich Geschäft kümmern kann.

00:26:52: Statt sich intern zu sortieren.

00:26:54: oder aber Organisationen werden immer komplexer.

00:26:57: Stichwort Homeoffice, Stichworteilzeit, Sybatical... Oder wir haben verschiedene Legal Entities in unterschiedlichen Ländern Zeitzone, man wartet immer irgendwie auf jemanden.

00:27:13: Unternehmen müssen immer effizienter werden.

00:27:15: also der Druck wächst ja auf die Effizienz zu werden und da kann Wissensmanagement natürlich auch helfen.

00:27:24: Gibt es eigentlich so ein... ich ahne schon dass man die Frage mit das kommt drauf an beantworten muss aber gibt es eigentlich So ein Zeitspanne, wo ihr sagt ab dann sind Effekte messbar.

00:27:37: Weil ich der Anfang das hast du ja auch gesagt und es muss ja logischerweise sein ist erst mal dass man investieren muss das Wissen zu erfassen und so erheben Und erstmal Bindet das ja Energie.

00:27:49: gibt es da so einen Zeitraum oder so wie ihr sagt Dann gibt's so'n Punkt und dann merken die Menschen plötzlich wow das spart mir jetzt ja total viel zeit.

00:27:58: kann man das irgendwie fest machen ab wann das ist?

00:28:01: Ich nehme mal den Fall aus Leipzig mit den Wärmepumpen.

00:28:04: Da haben die zwei Experten ihr Wissen sehr strukturiert in die Plattform eingegeben und das Ziel war, dass deren Kunden waren Elektriker also auch so ein bisschen vom Fach aber nicht so tief wie meine Wärmerpumpen-Experten.

00:28:21: Und die riefen dann, wer schrieben die Mail-Mails an diese Firma oder eben riefen an und dann gegen die Sekretärin kann, der ja der Kaufmännische Leiter.

00:28:30: Also alle, die nicht die Experten waren.

00:28:33: Die haben sich immer so inkompetent gefühlt.

00:28:36: Und jetzt ist das ganze Experten ein bisschen da reingewandert und das ein bisschen wie im Call Center, die rufen an oder die schreiben eine Mail und die Kollegen konnten dann, die eben keine Experten sind... im System gucken und haben dann vielleicht sogar siebzig Prozent der Fragen beantworten können.

00:28:55: Und wirkten dadurch kompetent und haben die Wissensgeber oder die Experten entlastet, also da sieht man relativ schnell eine Entlastung.

00:29:06: und natürlich wenn das Wissen der der Experten dokumentiert ist kann ich damit ja auch weiterarbeiten.

00:29:13: aber klar wenn man es als Wissenzmanagement aufbaut dann braucht es einfach etwas mehr an Inhalt, bevor dann wirklich etwas berauskommt.

00:29:23: Jetzt zum Beispiel in diesem Leipziger Fall was ist das so in Wochen oder Monaten?

00:29:27: Also wie lange hat es gedauert bis die Sekretärin und kaufmännischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dann Fragen beantworten konnten?

00:29:37: also über was für Zeiträume spricht man da?

00:29:39: Also diese beiden Herren, auch in diesem Fall Herren mit denen hatten wir einen Zeitraum von drei Monaten In dem die ihr Wissen eingegeben haben und natürlich nicht acht Stunden ab Tag, sondern immer mal wieder sozusagen aus der aus dem Alltäglichen raus geschnitzt.

00:29:57: Wir sagen immer so in einem drei Monatszeitraum berechnen wir so grob.

00:30:03: Fünfeinzwanzig Stunden netto sollte man investieren.

00:30:07: Das ist ja doch sehr konkret.

00:30:09: Gehen wir mal weiter.

00:30:10: in unserem Fall?

00:30:11: Es hat eine Organisation jetzt angefangen.

00:30:13: Hat erste tolle Ergebnisse.

00:30:17: wie verhindert man jetzt, dass das dann irgendwann wieder versandet?

00:30:21: Dann geht der Geschäftsführer oder wir kennen es aus Konzernen.

00:30:24: Die Führungskraft die das damals eingeführt hat, die wechselt woanders hin.

00:30:28: Der Nachfolger hat andere Prioritäten.

00:30:30: was sind so typische Gründe warum Wissensmanagement dann irgendwann wider einschläft in eurer Erfahrung?

00:30:38: Naja einmal wenn man ist als einmal Projekt sieht und keine Verantwortlichkeiten definiert.

00:30:48: Und auch wenn man nur den Fokus auf Dokumentation sieht, also wenn man sagt wir haben doch einen wichtigen Schwerpoint, SOP-Sammlung, Inhalte werden einmal erstellt und dann kümmert sich keiner drum.

00:31:01: Dann vertrauen die Mitarbeiter nicht mehr auf die Inhalter.

00:31:04: Das geht mit ein Herd, dass man sich eben nur auf das Explizitewissen konzentriert.

00:31:10: Wenn Wissensmanagement Einfach so als VR-Thema, als nice to know behandelt wird.

00:31:17: Ich komme selber aus dem HA-Bereich aber deswegen sehe ich uns natürlich anders.

00:31:22: Aber in vielen Bereichen haben wir eben nicht Personalmanagement, HA-Management sondern die Personalabteilung, die dann die Helter auszahlt.

00:31:31: Das ist deutlich mehr.

00:31:35: Es versandet auch wenn man kein klares KPI hinterlegt Also zum Beispiel sagt Was sind denn die Kosten für Wissensverlust?

00:31:42: Also was zahl ich dann letztendlich, wenn ich es nicht tue.

00:31:46: Wenn ich etwas unterlasse und wenn das dafür keine Budget-Verantwortung gibt.

00:31:51: Das ist auch etwas, was es versandeln lassen kann.

00:31:54: Und wenn auf dem C Level sich niemand dafür verantwortlich erklärt also Die Führungskraft müssen engagiert sein aber es braucht auch jemand auf den Top der Top-Ebene

00:32:06: Ja und letztlich, also das leuchtet total ein.

00:32:08: Letztlich ist es halt wie immer wenn man will dass was gemacht wird muss es Menschen an entscheidenden Positionen geben die das halt wollen und Budget zur Verfügung stellen.

00:32:18: Also wahrscheinlich muss man sich auch davon verabschieden dass das dann irgendwie ein System ist was ohne Kosten und ohne Energie- und Zeitaufwand weiterläuft sondern man muss dann sagen wir wollen das und wir sind bereit Ressourcen da zu investieren.

00:32:33: ja Es ist nicht der Obstkorb

00:32:35: Ja, genau.

00:32:38: Vielen lieben Dank, Christine!

00:32:39: Ich würde gerne noch mal so zum Abschluss... vielleicht fällt dir ja was ein, ist eine bisschen gemeine Frage aber gäbe es so Dinge die jede Organisation morgen starten könnte?

00:32:49: Die sagt wir wollen uns mit diesem Thema Wissenswenderschwind auseinandersetzen.

00:32:52: Wir haben jetzt noch nicht das große Budget dafür.

00:32:57: gibt's irgendwas mit dem man morgen anfangen kann?

00:33:01: Denke ich ja, und zwar hilft natürlich auch Chatchivity sicherlich.

00:33:07: Wenn man eine Person hat die von Wissensverlust bedroht ist sozusagen weil er geht oder sie geht dann würde ich ihm oder ihr immer eine Struktur geben.

00:33:17: also dem Mitarbeiter zu sagen ist dokumentier doch einfach mal dein Wissen das wird nicht funktionieren sondern ist zumindest eine Person geben, die mit dem Vorgesetzten und den Mitarbeiter einfach mal strukturiert.

00:33:32: Ich würde es auch immer Fragen basiert machen weil diese Fragen helfen das ganz viel im Kopf getriggert wird.

00:33:38: Und dann kann man sich natürlich selber einen Fragenkatalog erarbeiten, denen der Mitarbeiter dann beantwortet.

00:33:45: Man hat da zumindest einmal eine Grundlage.

00:33:47: Das würde ich sagen nicht optimal aber es funktioniert.

00:33:51: dann muss die Führungskraft auf jeden Fall wollen, dass der Mitarbeiter seinen Wissen erfasst und es muss ihm oder ihr auch Zeit zur Verfügung gestellt werden.

00:34:01: Und die Person finde ich am allerwichtigsten muss gewertschätzt werden.

00:34:05: das meine ich nicht mit Monitär sondern mit ehrlichem Interesse also dass man jemanden im Team-Meeting mal die Gelegenheit gibt darüber zu sprechen oder er so fix gelobt wird Einfach, dass die Organisation oder das der Einzelne sieht.

00:34:23: Das was ich mache hat einen Sinn und die Organisation sieht oder passiert etwas?

00:34:32: Ja vielen Dank!

00:34:33: Und wer damit an seine Grenzen kommt, der darf sich dann gerne bei euch melden.

00:34:38: Sehr sehr gerne.

00:34:39: wir freuen uns!

00:34:40: Christine,

00:34:41: ich möchte oder schließe eigentlich immer gerne damit, dass ich unsere Gäste frage weil diese sind ja die Expertinnen und Experten ob ich irgendwelche wichtigen Fragen nicht gestellt habe, die aber eigentlich für unsere Zuhörer wichtig wären.

00:34:56: Also gibt es irgendwas was wir nicht gestreift haben in unserem Gespräch?

00:35:00: Was du noch für sehr relevant hältst?

00:35:03: Lass mich mal überlegen.

00:35:08: Ja vielleicht wie kommt man denn an dieses implizite Wissen oder das Erfahrungswissen?

00:35:14: Ich glaube dass ist auch nochmal interessant.

00:35:17: Denn das ist ja gerade dieses Phillygrade des herausfordernde Erfahrungslissen, die eben aus Erfahrung entsteht.

00:35:27: Aus Intuition, dadurch dass man mal Fehler gemacht hat, aus situativen Handeln.

00:35:32: und es ist eben nicht in Prozessen beschrieben sondern das steckt den Entscheidungen in Routinen oder in fast dokumentalen Modellen von Experten.

00:35:43: Und deswegen funktionierende klassische Interview-Fragen eben nicht.

00:35:47: also zum Beispiel beschreiben sie ihren Prozess Da kommt man irgendwann an die Grenze Also da kommt nichts raus, was man wirklich hilft.

00:35:57: Und deswegen ist es wirksamer wenn man Fragen stellt die Situation rekonstruieren Entscheidungen sichtbar machen oder gerade die Abweichung vom Standard.

00:36:08: also zum Beispiel erzählen sie uns von einer Situation in der mal etwas schief gegangen ist.

00:36:15: oder woran haben Sie zuerst erkannt dass an der Maschine XY was nicht stimmt?

00:36:24: Dann kommt man an den Todeskerr.

00:36:27: Ja, stimmt!

00:36:28: Man kann ja schwer nach Dingen fragen die einem selbst nicht so richtig bewusst sind.

00:36:32: Das heißt ihr rekonstruiert dann kritische Situationen und überhaupt Kontexte und lasst dann die Leute beschreiben was sie dort gemacht haben in der Hoffnung dass Sie damit automatisch darüber reden was sie so intuitiv zufällig oder wie auch immer gemacht

00:36:50: haben.

00:36:51: Das ist die Idee und das ist eben auch nicht so einfach.

00:36:56: Aber da kommt man schon mal tiefer an, dass an die wirkliche Erfahrung ran, aber als wenn man wirklich nur so trivial nach dem Prozess fragt.

00:37:06: Kommt ihr eigentlich öfters mal an Situationen wo ihr merkt okay?

00:37:10: Also das fällt mir jetzt gerade beim Thema Intuition ein.

00:37:17: Möglichkeiten, die eine spezielle Person hat.

00:37:20: Weil sie einfach eine bestimmte Persönlichkeit und bestimmte Art zu denken hat.

00:37:24: Und das kann man jetzt gar nicht so einfach generalisieren und übertragen.

00:37:28: wenn da jetzt einfach, ich sage mal Kreativität oder so ein ganz wichtiger Faktor ist, dass kann man ja jetzt schlecht weitergeben.

00:37:35: Gibt es das manchmal?

00:37:38: Habe ich persönlich so noch nicht erlebt.

00:37:40: aber wir sind hier auch noch keine dreißig Jahre am Markt.

00:37:43: vielleicht würde das die Erfahrung noch mehr Erfahrungen bringen.

00:37:47: Nee, akut kann ich das nicht sagen.

00:37:48: Ja

00:37:49: okay ist ja gut für die Organisation weil es würde ja wirklich ein echt Vorprobleme stellen.

00:37:53: dann hätte man wenn nur die eine Person das machen kann dann hättet man ja echt eine Schwierigkeit als Organisation?

00:38:01: Ja also wenn man nicht singen du fordert ist und man singt kann dann wird schwierig.

00:38:07: Da nutzt die beste KI nichts.

00:38:08: Genau.

00:38:10: Super!

00:38:11: Ich habe erst mal keine Fragen mehr.

00:38:13: Bin mir sicher, mir kommen noch welche.

00:38:15: Möglicherweise melde ich mich dann wieder bei dir.

00:38:17: Liebe Christine, vielen Dank!

00:38:18: Das war total interessant.

00:38:20: Ich bin mir sicher nur ich sondern auch die Zuhörerinnen und Zuhäure konnten da ganz viel mitnehmen.

00:38:26: Vielen vielen Dank dass du dir die Zeit genommen hast und mit uns über das Thema Wissensmanagement gesprochen hast.

00:38:32: Ich bedanke mich ganz herzlich bei dir, dass sich die Gelegenheit hatte wie man meinen Herzensthema zu sprechen und jeder der mehr wissen möchte... kann sich gerne bei mir melden.

00:38:43: Vielen Dank schön, dass du da warst!